CONCEPTO DE UNA SECRETARIA
Es una profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencia de un superior o jefe a quien le lleva una agenda, le custodia unas actitudes y le ordena documentos de la oficina. Es una persona que con eficiencia cumple unas tareas siendo organizada, cortés, prudente y amable: en fin es la cordialidad central de la empresa o la imagen que se proyecta con decencia, prudencia , ética ,y principios atendiendo a todos los clientes y colaborando con los compañeros de trabajo para hacer un buen equipo ósea la auxiliar administrativa del gerente.PERFIL DE LA SECRETARIA
Debe de ser una persona que tenga plena confianza y cumpla las siguientes características
Buena presencia
<!-Buen tacto, amable, cortes, y seria.
<!-Excelente redacción y ortografía.
<!-Facilidad de expresión verbal y escrita.
<!-Persona pro-activa y organizada.
<!-Facilidad para interactuar en grupo.
<!-Dominio de Windows Microsoft office e internet.
<! Brindar apoyo a todas los departamentos.
<!-Desempeñarse eficientemente en el cargo.
<!-. Aptitud para la organización
<!-Buenas relaciones interpersonales.
<!- Dinámica y entusiasta.
<!- Habilidades para planeación , motivación liderazgo y toma de decisiones Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
<!Ser puntual en todas sus actividades y funciones
<!-Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente
<!-Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicio de esto
<--Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento correspondiente para que todos estén informados y a si desarrollar el trabajo signado
<!-Mantener descripción sobre todo lo que respecta a la empresa
<!-Evitar hacer comentarios innecesarios sobre funciones o departamentos dentro de la empresa
<!-Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
<!-Obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas continuamente
<!-Actualizarse en conocimiento y habilidades continuamente
<!-Desarrollar eficientemente y eficazmente cada una de las actividades programadas por la empresa
<!-Ser dinámica , recursiva , y creativa en todos sus oficios.
ORACIÓN DEL SECRETARIO
Solo por hoy, oh Dios mío, concédeme el don de la valentía para que pueda andar libre y tranquilo por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día más fructífero y con más ánimo. Concédeme el don de la sonrisa para que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida, y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también. Concédeme el don de la armonía, pará que pueda vivir en amistad y buena correspondencia con los demás, y pueda tratarlos como quisieran que me trataran a mí. Concédeme el don de la lealtad, pará que pueda vivir conforme a la fe más grande que mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos. Concédeme el don de la paciencia para que pueda tolerar las faltas de los demás y para que ellos en cambio toleren las mías. Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley del maestro: amarás a tu prójimo como a ti mismo”. Sólo por hoy oh Dios mío concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he pedido me serán concedidas en los días por venir y siempre.¡! Así sea ¡!.
Solo por hoy, oh Dios mío, concédeme el don de la valentía para que pueda andar libre y tranquilo por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día más fructífero y con más ánimo. Concédeme el don de la sonrisa para que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida, y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también. Concédeme el don de la armonía, pará que pueda vivir en amistad y buena correspondencia con los demás, y pueda tratarlos como quisieran que me trataran a mí. Concédeme el don de la lealtad, pará que pueda vivir conforme a la fe más grande que mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos. Concédeme el don de la paciencia para que pueda tolerar las faltas de los demás y para que ellos en cambio toleren las mías. Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley del maestro: amarás a tu prójimo como a ti mismo”. Sólo por hoy oh Dios mío concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he pedido me serán concedidas en los días por venir y siempre.¡! Así sea ¡!.
CUALIDADES DE UNA SECRETARIA
1. Ante todo caballerosidad.
1. Ante todo caballerosidad.
2. El arte y conocimiento de las relaciones humanas.
3. Responsabilidad
4. Honestidad e integridad.
5. Espíritu de superación constante.
6. Iniciativa y sentido común.
7. Dinamismo.
8. Buen juicio e inteligencia.
9. Una gran fuerza de voluntad.
10. Sentido de humor.
11. Excelente y permanente presentación personal.
12. Ética profesional intachable.
ETIQUETA GLAMUR Y PROTOCOLO
EL SECRETARIO EJECUTIVO MODERNO
Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades y en donde salen adelante aquellas empresas que se han preparado para ello, que cuentan con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas características. A todo ello se agrega ,como lo indica Fernando Vigoren, que vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, internalización de funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio. En este contexto el trabajo de secretario tradicional pasa a constituir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de un secretario, asistente Emprendedor, una profesión de apoyo a la gestión. La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los escenarios, más en uno turbulento, agresivo, riesgoso, incierto, debe contar con la colaboración de un secretario ejecutivo, proactivo, que permita transitar exitosamente, en este proceso se hace necesario cada vez más, adquirir nuevos conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha información. Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige. Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que el secretario ejecutivo, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.
Es necesario contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio fundamental del secretario Haber alcanzado un buen crecimiento personal, empatía, trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación, creatividad, autoconocimiento. A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, hombresdeempresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, los secretarios van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial. Definitivamente es válido cuando se indica, que un secretario es un colaborador inmediato de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitado para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes. Es decir, en general se ocupa de:· Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones.· Establecer buenos contactos telefónicos.· Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.· Planificar su tiempo y el de su jefe.· Preparar y tratar la información adecuadamente.· Concertar, acoger y atender a las visitas.· Preparar presentaciones de productos o servicios.· Organizar los viajes de negocios. Resumiendo, se nos indica, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en él y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.
Muy importante lo que indica Fernando Vigorena, que un secretario que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se está verificando, sino más bien estará preparándose sólo para sobrevivir. Quienes sepan que sólo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, serán los secretarios del Siglo XXI.
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importancia de la imagen personal
Imagen personal
El vestuario es muy importante en todos los ámbitos de nuestra vida, pero en el ámbito laboral adquiere una cierta importancia en función del cargo que desempeñemos. Las personas que trabajan de cara al público deben dar una determinada imagen, agradable y cordial, y el vestuario hace mucho. Aquí podríamos aplicar la conocida frase, una imagen .vale más que mil palabras. La gente entra en un establecimiento, despacho u oficina, y lo primero que ve es nuestra imagen, por ello debemos cuidarla.
El vestuario es muy importante en todos los ámbitos de nuestra vida, pero en el ámbito laboral adquiere una cierta importancia en función del cargo que desempeñemos. Las personas que trabajan de cara al público deben dar una determinada imagen, agradable y cordial, y el vestuario hace mucho. Aquí podríamos aplicar la conocida frase, una imagen .vale más que mil palabras. La gente entra en un establecimiento, despacho u oficina, y lo primero que ve es nuestra imagen, por ello debemos cuidarla.
