MANUAL DE GÉSTION SECRETARIAL
LUIS FERNANDO GALEANO ROLDAN
PRESENCIA COLOMBO SUIZA
MEDELLÍN
MANUAL DE GÉSTION SECRETARIAL
LUIS FERNANDO GALEANO ROLDAN
Titulo para optar el grado de secretariado sistematizado
JORGE ALBERTO MONTES MORA
PRESENCIA COLOMBO SUIZA
Nota de aceptación
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Medellín 14/2/2011 Contenido
Contenido
INTRODUCCIÓN
Este trabajo es una guía de aprendizaje que realizamos durante todo el año lectivo en el cual vemos los diferentes temas que tratamos a lo largo de este tiempo, Este trabajo se hizo con el fin de guardar una guía con toda la información de las diferentes clases guardando Y recopilando lo aprendido durante todo el año lectivo, con el fin de tener una guía para desenvolvernos mejor en nuestras prácticas del área de secretariado y dar un mejor rendimiento en ellas.
La historia de la computadora es muy interesante ya que muestra como el hombre logra producir las primeras herramientas para registrar los acontecimientos diarios desde el inicio de la civilización, cuando grupos empezaron a formar naciones y el comercio era ya medio de vida.
La evolución histórica del procesamiento de datos se divide en cuatro frases.
1,-tecnicas de registros
2,-dispositivos de calculo
3,-progarmas de tarjetas perforadas
4,-computadores electrónicos
Una computadora procesa datos.las empresas desarrollan departamentos de de procesamiento de datos (programación de computadoras), pues las computadoras procesan datos para producir información significativa.
Los datos se construyen de hechos y cifras en bruto (sin procesar).
La información está constituida por los datos procesados; la información tiene significado los datos no.
La computadora y sus programas llevan a cavo el procesamiento de la entrada; por lo tanto el programa convierte los datos e información útil.
Los datos generalmente se introducen por medio de algún dispositivo de entrada, como un teclado.la información generalmente se envía a un dispositivo de salida, como una pantalla, uña impresora o un archivo en disco.
La entrada y la salida de la computadora pueden provenir de y dirigirse a muchos tipos de dispositivos distintos.
La computadora es un dispositivo electrónico capas de recibir un conjunto de instrucciones y ejecutarlas realizando cálculos sobre los datos numéricos, o bien compilando y correlacionado otros tipos de información.
El mundo de la alta tecnología nunca hubiera existido de no ser por el desarrollo del ordenador o computadora. Toda la sociedad utiliza estas maquinas, en distintos tipos y tamaños, para el almacenamiento y manipulación de datos. Los equipos informáticos han abierto una nueva era en la fabricación gracias a las técnicas de automatización, y han permitido mejorar los sistemas modernos de comunicación. Son herramientas esenciales prácticamente en todos los campos de investigación y en tecnología aplicada.
Historia del computador:
En 1670 el filósofo y matemático alemán Gottfried Wilhelm Leibniz perfecciono esta máquina e invento una que también podía multiplicar.
El inventor francés Joseph Marie Jacquard, al diseñar un telar automático, se utilizó delgadas placas de, madera perforadas para controlar el tejió utilizado en los diseños complejos .durante la década de 1880 el estadístico estadounidense Herman Hollerith concibió la idea de utilizar tarjetas perforadas, similares a las placas Jacquard, para procesar datos. Hollerith consiguió compilar la información estadística destinada al censo de población de 1890 de estados unidos mediante la utilización de un sistema que hacía pasar tarjetas perforadas sobre contactos eléctricos.
También en el siglo XIX el matemático e inventor británico Charles Babbage elaboró los principios de la computadora digital moderna. Invento una serie de maquinas, como la maquina diferencial, diseñadas para solucionar problemas matemáticos complejos. Muchos historiadores consideran a Babbage y a su socia la matemática británica Augusta Ada Byron (1815-1852), hija del poeta inglés Lord Byron, como los verdaderos inventores de la computadora digital moderna. La tecnología de aquella época no era capaz de trasladar a la práctica sus acertados conceptos; pero una de sus invenciones, la maquina analítica, ya tenía muchas de las características de un ordenador moderno. Incluía una corriente, o flujo de entrada e forma de paquete de tarjetas perforadas, una memoria para guardar los datos, una procesadora para las operaciones matemáticas y una impresora para hacer permanentemente el registro.
Los ordenadores analógicos comenzaron a construirse a principios del siglo xx. Los primeros modelos realizaban los cálculos mediante ejes y engranajes giratorios .con estas maquinas se evaluaban las aproximaciones numéricas de ecuaciones demasiado difíciles como para poder ser resueltas mediante otros métodos. Durante las dos guerras mundiales se utilizaron sistemas informáticos análogos, primero mecánicos y luego y más tarde eléctricos, para predecir la trayectoria de los torpedos en los submarinos y para el manejo a distancia de las bombas en la aviación.
Durante la II guerra mundial (1939-1945), un equipo de científicos y matemáticos que trabajaban en Bletchley Park, al norte de Londres, crearon lo que se consideró el primer ordenador digital totalmente electrónico: el colosos. Hacia diciembre 1943 el colosus, que incorporaba 1.500 válvulas tubos de vacío, era ya operativo. Fue utilizado por el equipo dirigido por Alan Turning para descodificar los mensajes de radio cifrados de los alemanes. En 1939 y con independencia de este proyecto.john Atanasoff Clifford Berry ya habían construido un prototipo de máquina electrónica en el iowa State College (EEUU).Este prototipo y las investigaciones posteriores se realizaron en el anonimato, y más tarde quedaron eclipsadas por el desarrollo del calculador e integrador numérico electrónico (en inglés ENIAC,Electronic Numerical Integrator and Computer )en 1964 .EL ENIAC,que según se demostró se basaba en gran medida en el ordenador Atanasoff-Berry (en inglés ABC ,Atanasoff-Berry computer),obtuvo un patente que caducó en 1973,varias décadas más tarde.
EL ENIAC contenía 18.000 válvulas de vacío y tenía una velocidad de varios cientos de multiplicaciones por minuto, pero su programa estaba conectado al procesador y debía ser modificado manualmente. Se construyo un sucesor del ENIAC con un almacenamiento del programa que estaba basado en los conceptos del matemático húngaro-estadounidense John Von Neumann.las instrucciones e almacenaban dentro de una llamada memoria, Lo que liberaba al ordenador de las limitaciones de velocidad del lector de cinta de papel durante la ejecución y permitiría resolver problemas sin necesidad de volver a conectarse al ordenador.
A finales de la década de 1950 el uso del transistor en los ordenadores marcó el advenimiento de elementos lógicos más pequeños, rápidos y versátiles de lo que permitían las maquinas con válvulas. Como los transistores utilizan mucho menos energía y tienen una vida útil más prolongada a su desarrollo se debió al nacimiento de maquinas mas perfeccionadas, que fueron llamadas ordenadores o computadores de segunda generación.los componentes se hicieron más pequeñas, así como los espacios entre ellos, por lo que la fabricación entre ellos resultaba más barata.
A finales de la década de 1960 apareció el circuito integrado (cl), que posibilito la fabricación de varios transistores en un único sustrato de silicio en el que los cables de interconexión iban soldados. El circuito integrado el circuito integrado permitió una posterior reducción del precio, el tamaño y los porcentajes de error. El microprocesador se convirtió en una realidad a mediados de la década de 1970, con la introducción el circuito integrado a gran escala (LSI, acrónimo de Large Scale Integrated) y, más tarde, con el circuito integral a gran escala (VLSI, acrónimo de Very Large Scale Integrate) con varios miles de transistores interconectados y solados sobre el único sustrato de silicio.
ORACIÓN DEL SECRETARIO
Solo por hoy, oh Dios mío, concédeme el don de la valentía para que pueda andar libre y tranquilo por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día más fructífero y con más ánimo.
Concédeme el don de la sonrisa para que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida, y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también.
Concédeme el don de la armonía, pará que pueda vivir en amistad y buena correspondencia con los demás, y pueda tratarlos como quisieran que me trataran a mí.
Concédeme el don de la lealtad, pará que pueda vivir conforme a la fe más grande que mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos.
Concédeme el don de la paciencia para que pueda tolerar las faltas de los demás y para que ellos en cambio toleren las mías.
Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley del maestro: amarás a tu prójimo como a ti mismo”.
Solo por hoy oh Dios mío concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he pedido me serán concedidas en los días por venir y siempre.
¡! Así sea ¡!
1. Ante todo caballerosidad.
2. El arte y conocimiento de las relaciones humanas.
3. Responsabilidad.
4. Honestidad e integridad.
5. Espíritu de superación constante.
6. Iniciativa y sentido común.
7. Dinamismo.
8. Buen juicio e inteligencia.
9. Una gran fuerza de voluntad.
10. Sentido de humor.
11. Excelente y permanente presentación personal.
12. Ética profesional intachable.
1. Cambiar la hoja del calendario.
2. Colocar agua en los floreros y en ocasiones regar matas.
3. Organizar el escritorio del jefe.
4. Afilar los lápices.
5. Registrar la correspondencia llegada.
6. Despachar la correspondencia.
7. Archivar.
8. Elaborar el recordatorio de las labores del día.
9. Verificar lo que hay anotado en el orden del día.
10. Despachar el correo.
1. Entrada puntual.
2. Preparación del trabajo del día, consulta de fichero o memorando donde anotó lo concerniente a la presente jornada.
3. Lectura del correo, y de los servicios de prensa si el jefe está interesado en ellos.
4. Organización de las tareas que pertenecen a sus auxiliares antes de la llegada del jefe.
5. El secretario estará dispuesta a atender la llegada del director. Con el tratara los asuntos relacionados a la jornada más otros nuevos e interesantes que el jefe traerá consigo.
6. No olvidar que el jefe esta en el despacho por lo tanto permanecerá atento a un nuevo llamado de el
7. Atender debidamente el teléfono y las visitas que sucederán sin duda a media mañana.
8. Cuando el jefe no lo necesite, digitara algunas cartas o hará que el subalterno se ocupe de ello.
9. Por la tarde repasará el plan de trabajo si se ha desarrollado conforme a lo previsto.
10. Tal vez el director quiera repasar de nuevo los asuntos programados para el día o dicte algunas cartas.
11. La calma de la tarde será excelente para archivar y buscar algunos documentos enlazados a otros temas por resolver.
12. Programar escrito para las labores del día siguiente.
Todo digitador aspira a ser secretario particular, ya que este trabajo es más valioso e interesante.
Esta posición tiene más oportunidades para su iniciativa y tareas que no encuentre en la rutina diaria.
Como digitador se debe llevar una perfección que lo capacite para aceptar la responsabilidad que un puesto de secretario exige.
El secretario no espera que el jefe le diga lo que tiene que hacer, debe saber los datos que su jefe necesita y tenerlos a mano. Al hablar por teléfono debe ser gentil y recordar que está representando a su jefe y que desea que a todos los traten con la misma cortesía acostumbrada por él.
Al tomar el auricular debe dar a conocer el nombre o razón social del negocio.
El secretario por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados con el negocio, debe ser discreto y no confiarlos absolutamente a nadie, ni siquiera a sus familiares, en caso de hacerlo faltaría al sigilo de perder la confianza y si pierde la confianza perderá el puesto.
Por ejemplo: Austeco Sucursal Uno habla el secretario de gerencia en que puedo servirle, en esta forma hay claro entendimiento, de la persona de quien se trata y así debe evitarse la incertidumbre de pérdida de tiempo, debe asegurar toda clase de papeles donde no estén a mano ni vista de los ojos indiscretos del público, debe saber que un pequeño descuido ocasiona la perdida de cualquier negocio.
Cuando hable por teléfono hágalo muy breve y claro debe evitar conversaciones con amigos, esto es molesto para el jefe.
Vigilar que la oficina del jefe este siempre ordenada lo mejor posible, los papeles en sus respectivos lugares, el computador debe de estar desocupado. Estos detalles pronto son observados por su jefe aunque él no lo demuestre. La correspondencia debe de estar limpia para que su trabajo sea el mejor presentado en la oficina.
EL SECRETARIO EJECUTIVO MODERNO
Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades y en donde salen adelante aquellas empresas que se han preparado para ello, que cuentan con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas características.
A todo ello se agrega ,como lo indica Fernando Vigorena, que vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalización de funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.
En este contexto el trabajo de secretario tradicional pasa a constituir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de un secretario, asistente Emprendedor, una profesión de apoyo a la gestión.
La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los escenarios, más en uno turbulento, agresivo, riesgoso, incierto, debe contar con la colaboración de un secretario ejecutivo, proactivo, que permita transitar exitosamente, en este proceso se hace necesario cada vez más, adquirir nuevos conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha información.
Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.
Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que el secretario ejecutivo, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.
Es necesario contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio fundamental del secretario
Haber alcanzado un buen crecimiento personal, empatía, trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación, creatividad, autoconocimiento.
A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, hombresdeempresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, los secretarios van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial.
Definitivamente es válido cuando se indica, que un secretario es un colaborador inmediato de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitado para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
Es decir, en general se ocupa de:
· Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones.
· Establecer buenos contactos telefónicos.
· Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
· Planificar su tiempo y el de su jefe.
· Preparar y tratar la información adecuadamente.
· Concertar, acoger y atender a las visitas.
· Preparar presentaciones de productos o servicios.
· Organizar los viajes de negocios.
Resumiendo, se nos indica, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en él y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.
Muy importante lo que indica Fernando Vigorena, que un secretario que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se está verificando, sino más bien estará preparándose sólo para sobrevivir. Quienes sepan que sólo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, serán los secretarios del Siglo XXI.
Abreviatura: representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
Acrónico: vocablo conformado por diferentes letras iníciales y no iníciales de una razón social.
Acta: documento escrito que contiene todo lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica
Anexo: documento o elemento que ser adjunta a la comunicación o al informe, sirve para complementar y aclarar
Asunto: síntesis del contenido de la comunicación
Bibliografía: relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas para el investigador para sustentar sus escritos
Capitulo: división que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto
Cargo: nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento
Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados en algunas entidades se denomina oficio
Certificado: documento de caracteres probatorios, públicos o privados, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne
Circular: comunicación escrita de interés común, con el mismo o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe para apoyar o corroborar la propia la idea o para compararla
Código: sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sesión que produce el documento, con sus respectivas series este responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad hace referencia a la identificación numérica alfabética, alfanumérica y otros de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental en caso de que exista
Conclusiones: juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe presentados de manera directa, clara, concisa y lógica
Constancia: documento de carácter probatorio, que no quiere solemnidad
Contenido: en esta página se enuncia los últimos de primeros, segundo, tercer, y cuarto nivel y al redacción de los materiales complementarios de trabajo en el mismo orden en que aparecen y los números de la pagina donde se encuentran
Convocatoria: acuerdo de fecha y lugar para la siguiente reunión
Copia: fiel reproducción del documento
Cubierta: parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada
Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión
Despedida: palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación
Encabezado: titulo de la comunicación que se realiza línea de identificación para indicar la continuidad del documento
Encabezamiento: conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.
Espacio: distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
Esquema: representación grafica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.
Estilo: distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación
Experiencia: práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo
Figura: gráficos, dibujos, planos, ortografía, diagramas o esquemas.
Foliar: acción de numerar las hojas
Folio: hoja.
Fuente o tipo de letra: tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento
Fuente bibliográfica: lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema
Glosario: lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento
Ilustración: representación de un objeto tabla figura u otro material grafico que aparecen en el cuerpo del documento para hablar, complementar y ejemplificar el texto.
Indica: lista opcional por memorizada y especializada del diversos términos precisos (geográficos, onomásticos autores temas y otros) se incluyen en el documento para facilitar su ubicación en el texto
Informe: documento que describe oda a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto relativo a un caso concepto para conocer resultados de procesos administrativos
Interlinea: distancia vertical entre dos renglones
Interlinea libre: renglón sin escritura
Introducción: escrito como preámbulo, que expone brevemente el contenido el alcance y objetivos del informe extenso,
Línea especial: línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
Nota: no están presentes en todos los documentos organizacionales.
Logotipo: símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación
Márgenes: distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.
Material complementario: parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente, separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia , es de naturaleza diferente de esta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos, compactos, libros de respuesta, diapositivas, planos entre otros.
Membrete: excreción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica
Memorando: comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos
Mensaje electrónico: comunicación escrita atreves del internet
Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la diagramación de su papelería.
Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o complementar una idea expresada en el texto
Nivel: ubicación, dentro de la jerarquía de los elementos temáticos que conforman un documento también se refiere a cada uno de los numerales que conforman parte del documento.
Objetivo: describe la finalidad del informe corto.
Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión
Página: cara de una hoja lo escrito lo impreso en una cara de papel.
Paginar: acción de numerar páginas.
Portada: primera página del informe, contiene los datos requeridos para identificación del documento
Radicación: procedimiento por el medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de resivo o de envió, con el propósito de oficializar el tramite o cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar apartar del día siguiente de radicado el documento.
Razón social: nombre que identifica una organización
Recomendación: formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas
Redactor: persona que genera o plasma ideas de una comunicación
Referencia bibliográfica: conjunto de datos suficientemente preciso, ordenados, los cuales facilita la identificación de una fuente documental o parte de ella.
Registro: procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, números de radicación. Nombre del funcionario responsable del trámite., anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Remitente: nombre apellido y cargo del firmante.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal
Resumen ejecutivo: exposición su cinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas
Rubrica: cargo o rasgo de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o titulo.
Saludo: frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación
Sigla: abreviatura conformada por las letras iníciales de cada palabra de una razón social.
Sobre.: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió
Soporte: medio físico para registrar informaciones escritas sonoras visuales electromagnéticas este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, firme, cinta, magnética, disco, óptico, entre otros.
Subdivisión: cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y subtemas
Tablas: serie de números valores unidades y datos relacionados entre si presentados en columnas para facilitar su interpretación. Presenta información cuantitativa en columnas.
Tabulado: espacio terminado para escribir datos en columnas.
Tercio: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
Texto: en las comunicaci0ones organizacionales es el contenido de mensajes.
Titulo: palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.
Transcriptor: persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
Viñetas: símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están enumeradas en un trabajo escrito.
Zona: espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
ETIQUETA Y PRESENTACION PERSONAL
Objetivo: las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de familiares vecinos, compañeros y la humanidad en general.
1. Saludar y responder el saludo.
2. Reconocer y respetar los derechos de los demás.
3. Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes.
4. Cumplir los deberes.
5. Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.
6. Comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento.
NARMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA
En algunas ocasiones se realiza eventos empresariales en los cuales se comparten la mesa con compañeros, y directivos; sin que el comportamiento social. Deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente a continuación se presentan algunas recomendaciones.
· Cuando invite a pasar la mesa no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señale el lugar que debe ocupar
· No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de la casa no haga o lo indique explícitamente
· Adoptar una posición erguida.
· No poyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo.
· El borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo.
· Empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensales.
· No elevar los codos, cuando se utilizan los cubiertos.
· No hablar con la boca llena.
· No llevar la boca a los alimentos no hay que acercar la cabeza al plato, si no que el cubierto lleva el plato si no que el cubierto lleva el alimento a la boca.
· No tomar un trago de agua, de vino o cualquier otra bebida con la boca llena.
· No utilizar demasiadas servilleta, mantenerla sobre las piernas.
· No limpiar cubiertos, copas, o vasos con la servilleta, si hace falta pedir que lo cambie.
· No empuñar los cubiertos, sostenerlos con naturaleza.
· No hacer ruido con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar ni al beber ni al masticar. Ni al beber del vaso o tomar la sopa.
· No gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en la mano.
· No mirar el contenido de las bandejas cuando lleguen a la mesa devorar los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mala educación.
· En bufe, no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato.
· No tomar con la cuchara o el tenedor grandes proporciones de alimentos; sé corre el riesgo de derramar sobre e plato o salpicar a alguien.
· No apoyar el dedo índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo.
· No comer con la boa abierta.
· No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento.
· No comer con la boca abierta.
· No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento.
· No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres, macarrones, espaguetis.canelones, frutas…esto se hace con el tenedor.
· No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer, ni para descansar entre bocado y bocado.
· No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad es un absoluta grosería.
· No tocar el plato con las manos solo el de la sopa puede. inclinarse hacia el interior de la mesa.
CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común. Con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externamente.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas , lineamientos y políticas y la circular externa par a dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos.
· Tratar un solo tema ;
· Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
· Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
· Usar un tratamiento respetuoso y cortes;
· Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
· Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y
· Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULARES
· La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
· La carta circular está dirigida en forma personalizada.
CIRCULAR 004
DG -1-059
Bogotá D.C, 11 de abril de 2011
PARA COORDINADORES DE CAPACITACIÓN
ASUNTO: Compendio actualizado
Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos que la edición actualizada sobre documentación organizacional será publicada en el presente año. Así mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas del INCONTEC o en las librerías autorizadas.
El objetivo del instituto colombiano de normas técnicas es presentar recomendaciones para la elaboración de diferentes tipos de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa.
Su actualización se hace periódicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisición de. Plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.
Hasta nueva comunicación.
PEDRO VARGAS GÓMEZ
Director general
Transcriptor: Martha Ramírez
MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regiones, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos.
· Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
· Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés, y en modo impersonal o en primera persona del plural;
· Distribuir el texto de acuerdo con su extensión , y
· Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
· Informar sobre u hecho en forma breve;
· Expresar necesidades;
· Hacer requerimientos;
· Regular o aclarar una situación;
· Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
· Retirar información,requerimento o solicitud urgente;
· Conocer detalles sobre un aspecto determinado;
· Impugnar o corregir una situación;
· Confirmar eventos ocurridos o pendientes ;
· Solicitar o remitir información ,documentos u objetos;
· Felicitar , invitar, o convocar a reuniones no protocolarias, y
· Hacer llamados de atención, entre otros.
MEMORANDO
DC -6-0156
Bogotá D.C. ,26 de octubre de 2011
PARA: ingeniera Amalia Mora Rodríguez, Instructora
DE: Mario Rojas Sepúlveda. Director Encargado
ASUNTO: información sobre memorando.
Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que se utiliza para transcribir información, orientaciones, y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales, e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de una organización.
Es aconsejable que se conserve las normas de cortesía y protocolo usadas en la comunicación y se tengan en cuenta los parámetros.
Atentamente.
Firmante
Copia: coordinador instructores
Transcriptor: Julia Lara Larrota
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial)
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
· Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos;
· Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y becas , donaciones ,exenciones , crédito , paz, y salvos , resultados médicos , documentos de identidad , entre otros.
CONSTANCIAS
Las constancias es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasificación en constancias para:
· Tiempo de servicio.
· Experiencia.
· Salarios u honorarios.
· Clases de trabajo.
· Jornada laboral.
· Cumplimiento de comisiones
· Comportamiento del trabajador entre otros.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos.
a) Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
b) Usar un tratamiento impersonal , respetuosa y cortes;
c) Emplear un estilo gramatical natural , sencillo y continuo;
d) Utilizar los formatos establecidos en cada organización ;
e) Distribuir el texto de acuerdo con su extensión ;
f) Suministrar la información en forma personalizada ;
g) Expedir siempre en original.
LA CARTA
La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario.
· Tratar un solo tema por comunicación.
· Redactar en forma clara, presisa, concreta y clara.
· Usar tratamiento respetuoso y cortes.
· Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular plural.
· Emplean estilo gramatical natural sencillo y cotico.
· Utilizar los formatos normalizados, en los manuales de cada organización, distribuyendo en el texto de acuerdo con su extensión.
UTILIZACION DE LA CARTA
Informa sobre un hecho, expresar necesidades a hacer solicitudes:
· Regulación o aclaración de una situación.
· Dar respuesta a una comunicación recibida. Retirar una información un requerimiento o solicitud urgente.
· Solicitar detallar sobre un asunto determinado.
· Impugnar o corregir una situación ;
· Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
ANEXO
TRATAMIENTO, SALUDO Y DESPEDIDA
NOTA: Los títulos y cargos correspondientes a demás se escriben como lo establece la Real Academia de la lengua.
TRATAMIENTO
El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula inicial.
Ejemplos: Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniería
Economista, entre otros.
Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y profesionales.
Ejemplos
Cargos Tribulaciones
Alcaldesa Abogado
Asistente administrativo Administradora de negocios
Consulesa Administradora de empresas
Decana Arquitectura
Gerente Bacterióloga
Gobernadora Bióloga Marina
Jueza Comunicación social
Jefa Contadora publica
Ministra Geóloga
Presidencia Fiscal Nuclear
Rectora Ingeniera
Revisora fiscal Médica
Secretaria general Microbiología
Sugerente Odontología
Tesorera Sociología
Vicepresidente Trabajadora Social
Vicerrectora Diseñadora textil
Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con minúsculas, porque convierten en sustantivos comunes.
Ejemplos vendrá la ingeniera Alicia Vargas el diseño de la impresión se encargara a la jefe de ventas.
Saludo
Se utiliza procedido del título. Para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece en el destinatario; para los caballeros, los apellidos. Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda que la despedida termine en punto.
Ejemplos Apreciado señor Botero García
Respetada Ingeniera Gloria María:
Señora Ministra:
Cordial Saludo, Señor Martínez Orjuela
NOTA: El uso de estimado o Apreciado señor se hace solamente para personas de confianza.
En el caso de los memorandos y las circulares, en los cuales se incluyen el saludo, se presentan los siguientes ejemplos.
Ejemplos
Para memorando
· Con agrado la saludo e informo que…
· Tengo el gusto de saludarla y…
· Con saludo cordial adjuntamos….Para circular
· Con nuestro cordial saludo, les solicitamos…
· Cordial saludo señores y les comunicamos….
· Los saludamos y confirmamos que…….
El saludo como parte inicial del texto se escribe a dos interlineas libres después del asunto.
Ejemplos tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucia, Y de cuerdo con…
Con agrado los saludamos, señor Suarez, y le comunicamos…..
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos….
Con nuestro cordial saludo, adjuntamos….
Despedida
Expresión de cortesía que se presentan dos alternativas. Existen despedidas breves seguidas de coma (.)
Ejemplos Atentamente, cordial saludo, sinceramente, respetuosamente.
También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.)
También se presentan despedidas con frases de cortesía terminada en punto (.)
Ejemplos agradecimientos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Hasta una nueva comunicación.
